Et halvt år før
- Takk ja, og bli enig med brudeparet om hva de forventer.
- Avklar rammene: hvor formelt, hvor mye humor, hvem er det lov å tulle med.
To til tre måneder før
- Begynn å kartlegge hvem som skal holde tale, og hør samtidig om noen vil bidra med innslag, sang eller «noe gøy».
- Ha et møte med brudeparet om kjøreplan og ønsker, og begynn å lete etter en rød tråd som kan binde kvelden sammen.
- Bli kjent med lokalet og hvem du må snakke med der.
Noen uker før
- Få talerne bekreftet, og gi hver av dem en taletid og en ramme.
- Lag kjøreplanen med klokkeslett.
- Avtal med kjøkken og servering når talene skal være.
- Skriv manuset: åpning, introer og overganger.
Ha en plan B hvis ingen melder seg med innslag
Mange toastmastere opplever at ingen gjester melder seg med sang, film eller «noe gøy», og det merker du gjerne først noen uker før. Ikke vent og håp. Legg en enkel plan B nå, så står du ikke på bar bakke på selve kvelden.
- Forbered en kort quiz eller «myte eller fakta» om brudeparet. Den krever lite av deg og involverer publikum.
- Ha en fellessang i bakhånd, med tekst på bordene eller på skjerm.
- Be forloverne om bilder eller små historier du kan bruke som et innslag.
- Lag en enkel gjestelek, for eksempel «reis deg hvis ...», som ingen trenger å forberede seg til.
Tips: Dukker det opp innslag i siste liten likevel, er det bare hyggelig. Da har du plan B i reserve, og kvelden blir uansett mer enn taler på rekke og rad.
Uken før
- Bekreft siste detaljer med brudeparet.
- Gå gjennom kjøreplanen en siste gang, og legg inn buffer.
- Avtal med DJ eller band om når det skal være stille. Er det ikke DJ, lag en spilleliste til middagen og avtal hvem som demper musikken før hver post.
På selve dagen
- Sjekk det tekniske: mikrofon, lyd, ekstra batteri.
- Snakk kort med talerne, så de vet når de er på.
- Ha kjøreplanen lett tilgjengelig, helst på mobilen.
Tips: Det er mye å holde styr på. I Toastmasterguiden kan du føre oppgavene som en liste og krysse dem av etter hvert, så ingenting glipper.