Hva er en kjøreplan?
Kjøreplanen er toastmasterens viktigste verktøy på selve dagen. Den lister opp alle postene i rekkefølge, med klokkeslett og varighet: velkomst, servering, taler, innslag, kaffe, kake og dans. Med en god kjøreplan vet du alltid hva som kommer, og du kan styre tempoet.
Slik bygger du kjøreplanen, steg for steg
- Skriv ned alle faste poster: velkomst, servering av hver rett, kaffe og kake, første dans.
- Legg inn talerne i riktig rekkefølge (se rekkefølge på taler).
- Sett en varighet på hvert punkt, og en omtrentlig taletid per taler.
- Regn ut klokkeslett fra start, så ser du når kvelden lander.
- Avtal serveringen med kjøkkenet, så taler og mat ikke kolliderer.
Hvor mange taler får plass?
Det vanligste tidsskjema-sjokket er at talene tar mer plass enn du tror. Regn 8-10 minutter per tale i kjøreplanen, selv om selve talen er på fem minutter: intro, applaus og at gjestene finner glasset og roen igjen, spiser også tid.
- Opptil 5-6 taler: en middag på rundt tre timer holder fint.
- 7-9 taler eller flere innslag: regn 3,5 timer eller mer, og si fra til kjøkkenet om det.
- Enda flere? Flytt noen taler til kaffen, eller hjelp brudeparet å prioritere, se hvem som bør holde tale.
Eksempel på kjøreplan
- 18:00 Velkomstdrink og mingling
- 18:30 Gjestene setter seg, velkomsttale
- 18:45 Forrett serveres
- 19:15 Tale: brudens far
- 19:30 Hovedrett serveres
- 20:15 Taler: brudgom og forlovere
- 20:45 Dessert og kaffe
- 21:00 Takk for maten, deretter kake
- 21:30 Første dans, festen begynner
Dette er bare et utgangspunkt. Tilpass tidene til lokalet, menyen og antall taler.
Koordiner med kjøkken, servering og musikk
Den vanligste tabben er at taler og servering krasjer. Gi kjøkkenet kjøreplanen på forhånd, og bli enige om at de venter med å servere mens noen har ordet. Det samme gjelder DJ eller band: de skal vite når det skal være stille.
- Finn ut hvem som styrer kvelden fra kjøkkensiden, som regel hovmesteren, og utveksle mobilnummer før gjestene kommer.
- Avtal et fast signal: hovmesteren gir deg et diskret tegn når kjøkkenet er klare med mat, og du gir beskjed i god tid før du slipper til neste taler.
- Kjøkkenet trenger gjerne 10-15 minutters varsel per rett. Bli enige på forhånd om hva som skjer hvis en tale drar ut: kan hovedretten vente, eller flytter du neste taler til etter maten?
Ikke DJ under middagen? Da må du styre musikken selv. Lag en spilleliste for mingling og servering på forhånd, test anlegget i lokalet før gjestene kommer, og gi en medhjelper jobben med å skru ned før hver tale og opp igjen etterpå. Legg musikkpunktene inn som egne stikkord i kjøreplanen, så glipper de ikke.
Hold kjøreplanen levende på dagen
Planlegg også for at planen ryker, for det gjør den nesten alltid litt. Marker hvilke poster som kan flyttes eller kuttes hvis kvelden drar ut, for eksempel et innslag som like gjerne kan gå til kaffen, og hvilke som ligger fast, som serveringen og første dans. Da vet du allerede hva som skal vike når en tale går på overtid, i stedet for å improvisere under press. Hvordan du takler uforutsette hendelser live, finner du i guiden om selve dagen.
En kjøreplan på papir blir fort utdatert når noe forskyver seg. I Toastmasterguiden regnes klokkeslettene ut automatisk når du endrer rekkefølge eller varighet, og du kan kjøre hele kvelden fra en oversiktlig visning, post for post.